Schlüsselverwaltung für Gebäudereinigung
Ihre Reinigungskräfte tragen jeden Tag die Schlüssel Ihrer Kunden in der Tasche. KeyVault dokumentiert, wer welchen Objektschlüssel hat, seit wann und mit Unterschrift. Damit Sie dem Auftraggeber jede Frage in zehn Sekunden beantworten können.
Was im Alltag mit Objektschlüsseln schiefgeht
Vier Situationen, die in jedem Betrieb vorkommen und ohne Dokumentation Geld oder Vertrauen kosten.
Der Auftraggeber fragt: „Wer hatte am Dienstag den Schlüssel für Objekt 14?”
Sie blättern im Schlüsselbuch, rufen die Objektleitung an, die ruft die Reinigungskraft an. Eine Stunde später haben Sie eine Antwort, die niemand belegen kann.
Eine Reinigungskraft kündigt, fünf Schlüssel sind noch draußen.
Welche genau, weiß keiner sicher. Am Ende zahlen Sie den Zylindertausch beim Kunden, weil Sie nichts nachweisen können.
Schichtwechsel und Vertretung.
Die Vertretung bekommt den Schlüssel von der Kollegin auf dem Parkplatz. In keiner Liste steht das. Wenn etwas passiert, steht Ihr Betrieb in der Haftung.
Subunternehmer und Aushilfen.
Je mehr Hände, desto mehr Lücken. Ein Schlüsselbuch im Büro hilft nicht, wenn die Übergabe um 5 Uhr morgens vor dem Objekt stattfindet.
So läuft die Übergabe mit KeyVault
Vier Schritte, keine App für den Entleiher, keine Rückkehr ins Büro.
Scannen
QR-Code oder NFC-Anhänger am Schlüssel mit dem Smartphone erfassen, oder den Schlüssel manuell auswählen. Mehr zu QR und NFC
Unterschreiben
Der Entleiher unterschreibt auf dem Display. Zeitstempel und Personenzuordnung werden automatisch gespeichert. Mehr zur digitalen Unterschrift
Erinnern
Rückgabetermin setzen, KeyVault erinnert automatisch.
Nachweisen
Jede Übergabe als PDF-Protokoll exportieren, jederzeit. Mehr zu Sicherheit und Nachweisbarkeit
Funktionen für Gebäudereinigung
Objektschlüssel je Reinigungskraft
Jeder Schlüssel ist einem Objekt und einer Person zugeordnet. Sie sehen auf einen Blick, welche Schlüssel bei wem sind.
Übergabe vor Ort per QR-Code oder NFC
Die Objektleitung scannt den Anhänger mit dem Smartphone, die Reinigungskraft unterschreibt auf dem Display. Fertig. Keine Rückkehr ins Büro.
Rückgabe-Erinnerung
Wird ein Schlüssel nicht wie geplant zurückgegeben, erinnert KeyVault automatisch. Sie laufen keinem Schlüssel mehr hinterher.
Nachweis als PDF für den Auftraggeber
Jede Übergabe mit Datum, Uhrzeit, Person und Unterschrift. Auf Nachfrage exportieren Sie das Protokoll und schicken es dem Kunden.
Mehrere Objekte, mehrere Teams
Mandanten und Rollen: Objektleitungen sehen nur ihre Objekte, die Geschäftsführung sieht alles.
Kündigung oder Austritt
Ein Klick zeigt, welche Schlüssel eine Person noch hat. Die Rückgabe wird dokumentiert, bevor die letzte Abrechnung rausgeht.
Nachweis für Ihre Auftraggeber
Reinigungsbetriebe verlieren Aufträge selten wegen der Reinigungsqualität, sondern wegen Vertrauen. Ein Auftraggeber, der bei der Frage nach dem Schlüssel eine lückenlose Liste mit Unterschriften bekommt, verlängert. Einer, der eine Stunde auf eine unsichere Antwort wartet, holt beim nächsten Mal ein Vergleichsangebot ein. KeyVault macht aus der Schlüsselfrage ein Verkaufsargument: Sie können jedem Kunden zeigen, wie Sie mit seinen Schlüsseln umgehen.
Was KeyVault kostet
Ab 69 EUR netto im Monat, monatlich kündbar, keine Einrichtungsgebühr, alle Funktionen enthalten. Jahrespaket ab 690 EUR netto.
Häufige Fragen aus der Gebäudereinigung
Brauchen wir Hardware oder einen Schlüsselschrank?
Nein. KeyVault läuft im Browser und auf dem Smartphone. QR-Codes drucken Sie selbst, NFC-Anhänger sind optional.
Wie läuft die Übergabe, wenn die Objektleitung nicht vor Ort ist?
Die Übergabe kann jede berechtigte Person durchführen, zum Beispiel die Vorarbeiterin. Die Rolle legen Sie in KeyVault fest.
Was passiert, wenn ein Schlüssel verloren geht?
Sie sehen sofort, wer den Schlüssel zuletzt übernommen hat, wann und mit welcher Unterschrift. Das Protokoll exportieren Sie als PDF für Versicherung und Auftraggeber.
Funktioniert das mit Subunternehmern und Aushilfen?
Ja. Jede Person, die Schlüssel übernimmt, wird angelegt und unterschreibt bei der Übergabe. Ob angestellt oder extern spielt keine Rolle.
Wie lange dauert die Umstellung vom Schlüsselbuch?
Ein Betrieb mit 50 Objekten legt die Schlüssel in ein bis zwei Stunden an. Die Übergaben laufen ab dem ersten Tag digital, das Schlüsselbuch bleibt als Archiv.
Was kostet KeyVault für einen Reinigungsbetrieb?
Ab 69 EUR netto im Monat, monatlich kündbar. Alle Funktionen enthalten, keine Einrichtungsgebühr.
Bereit für dokumentierte Schlüsselübergaben?
In 20 Minuten zeigen wir Ihnen KeyVault an Ihrem eigenen Beispiel. Danach entscheiden Sie.