Schlüsselverwaltung für Facility Management
Viele Objekte, viele Gewerke, viele Zuständige: Im Facility Management ist der Schlüssel das Nadelöhr. KeyVault gibt Ihnen für jedes Objekt den aktuellen Stand, für jede Übergabe einen Nachweis und für jeden Auftraggeber einen Export.
Was im Alltag mit Objektschlüsseln schiefgeht
Vier Situationen, die in jedem Betrieb vorkommen und ohne Dokumentation Geld oder Vertrauen kosten.
Ein Objektleiter wechselt, 40 Schlüssel wechseln mit.
Die Übergabe zwischen altem und neuem Objektleiter passiert auf einem Zettel. Drei Monate später fehlt ein Technikraum-Schlüssel und niemand weiß, ob er je übergeben wurde.
Subunternehmer für Reinigung, Grünpflege, Winterdienst.
Jeder Dienstleister braucht Zugang, jeder bekommt einen Schlüssel. Wer ihn hat, steht in drei verschiedenen Listen oder in keiner.
Der Auftraggeber verlangt einen Audit-Nachweis.
Für die Ausschreibung oder die jährliche Prüfung brauchen Sie die vollständige Schlüsselhistorie eines Objekts. Aus Excel ist das ein Tag Arbeit.
Einsatz nach Feierabend.
Störung im Objekt, der Techniker braucht den Schlüssel aus dem Depot. Die Ausgabe dokumentiert der Nachtwächter, wenn er daran denkt.
So läuft die Übergabe mit KeyVault
Vier Schritte, keine App für den Entleiher, keine Rückkehr ins Büro.
Scannen
QR-Code oder NFC-Anhänger am Schlüssel mit dem Smartphone erfassen, oder den Schlüssel manuell auswählen. Mehr zu QR und NFC
Unterschreiben
Der Entleiher unterschreibt auf dem Display. Zeitstempel und Personenzuordnung werden automatisch gespeichert. Mehr zur digitalen Unterschrift
Erinnern
Rückgabetermin setzen, KeyVault erinnert automatisch.
Nachweisen
Jede Übergabe als PDF-Protokoll exportieren, jederzeit. Mehr zu Sicherheit und Nachweisbarkeit
Funktionen für Facility Management
Multi-Objekt-Verwaltung mit Mandanten
Jedes Objekt ist ein eigener Bereich. Objektleitungen sehen nur ihre Schlüssel, die Zentrale sieht alles.
Rollen für Team und Subunternehmer
Wer Schlüssel ausgeben darf, wer nur übernehmen darf: Sie legen es pro Rolle fest. Externe Dienstleister werden wie eigene Mitarbeiter dokumentiert.
Übergabe per QR-Code oder NFC mit Unterschrift
Am Depot oder vor Ort: scannen, unterschreiben, Rückgabetermin setzen. Jede Übergabe hat Person, Zeit und Unterschrift.
Vollständiger Audit-Trail je Schlüssel
Die komplette Historie eines Schlüssels auf einer Seite. Für Auftraggeber, Versicherung und interne Prüfung.
Export als PDF und für Ihre Systeme
Protokolle exportieren Sie als PDF. Für die Anbindung an bestehende Systeme sprechen Sie uns an.
Objektleiter-Wechsel in einem Vorgang
Alle Schlüssel einer Person werden in einem Schritt an die Nachfolge übergeben, jeder einzeln quittiert.
Nachweis für Ihre Auftraggeber
Im Facility Management entscheidet der Nachweis über den Auftrag. Auftraggeber prüfen, wie ein Dienstleister mit Zugängen umgeht, bevor sie ihm ein Portfolio anvertrauen. Ein lückenloser Audit-Trail je Objekt ist in der Ausschreibung ein Pluspunkt und im Schadensfall Ihre Absicherung. KeyVault liefert beides, ohne dass jemand Listen pflegen muss.
Was KeyVault kostet
Ab 69 EUR netto im Monat, monatlich kündbar, keine Einrichtungsgebühr, alle Funktionen enthalten. Jahrespaket ab 690 EUR netto.
Häufige Fragen aus dem Facility Management
Wie viele Objekte und Schlüssel kann KeyVault verwalten?
Es gibt keine technische Grenze. Mandanten und Rollen sorgen dafür, dass jede Objektleitung nur ihren Bereich sieht.
Können wir Subunternehmer anlegen, ohne ihnen Zugang zum System zu geben?
Ja. Externe Personen werden als Entleiher angelegt und unterschreiben bei der Übergabe auf Ihrem Gerät. Sie brauchen kein eigenes Konto.
Gibt es eine Schnittstelle zu unserem CAFM-System?
Sprechen Sie uns an. Exporte als PDF sind Standard, Anbindungen klären wir im Gespräch.
Wie sieht der Nachweis für den Auftraggeber aus?
Ein PDF je Schlüssel oder je Objekt mit allen Übergaben: Datum, Uhrzeit, Person, Unterschrift.
Wie läuft die Einführung bei mehreren Standorten?
Objekte und Schlüssel anlegen, QR-Codes drucken, Rollen vergeben. Große Bestände importieren wir gemeinsam aus Ihrer Excel-Liste.
Was kostet KeyVault im Facility Management?
Ab 69 EUR netto im Monat, monatlich kündbar. Für größere Bestände erstellen wir ein Angebot.
Bereit für dokumentierte Schlüsselübergaben?
In 20 Minuten zeigen wir Ihnen KeyVault an Ihrem eigenen Beispiel. Danach entscheiden Sie.