Schlüsselverwaltung für Hausmeisterservice
Ein Hausmeisterdienst gibt täglich Schlüssel weiter: an Handwerker, an das eigene Team, an den Notdienst. KeyVault hält jede Übergabe fest, mit Unterschrift, Zeitstempel und automatischer Rückgabe-Erinnerung.
Was im Alltag mit Objektschlüsseln schiefgeht
Vier Situationen, die in jedem Betrieb vorkommen und ohne Dokumentation Geld oder Vertrauen kosten.
Der Handwerker holt den Kellerschlüssel und bringt ihn „morgen” zurück.
Morgen wird Freitag, Freitag wird nächste Woche. Beim nächsten Einsatz fehlt der Schlüssel und Sie fahren zweimal.
Der Eigentümer fragt, wer am Wochenende im Objekt war.
Sie wissen es ungefähr. Belegen können Sie es nicht. Die Diskussion dauert länger als der Einsatz.
Ihr Team wächst, die Schlüsselwand nicht mit.
Fünf Mitarbeiter, dreißig Objekte, hundert Schlüssel. Wer heute welchen hat, steht nirgends.
Notdienst um 23 Uhr.
Der Bereitschaftskollege braucht den Schlüssel, Sie sind nicht im Büro. Die Übergabe passiert irgendwo, dokumentiert wird sie nie.
So läuft die Übergabe mit KeyVault
Vier Schritte, keine App für den Entleiher, keine Rückkehr ins Büro.
Scannen
QR-Code oder NFC-Anhänger am Schlüssel mit dem Smartphone erfassen, oder den Schlüssel manuell auswählen. Mehr zu QR und NFC
Unterschreiben
Der Entleiher unterschreibt auf dem Display. Zeitstempel und Personenzuordnung werden automatisch gespeichert. Mehr zur digitalen Unterschrift
Erinnern
Rückgabetermin setzen, KeyVault erinnert automatisch.
Nachweisen
Jede Übergabe als PDF-Protokoll exportieren, jederzeit. Mehr zu Sicherheit und Nachweisbarkeit
Funktionen für Hausmeisterservice
Übergabe an Handwerker per QR-Code
Anhänger scannen, Handwerker unterschreibt auf dem Handy, Rückgabetermin wird gesetzt. Dauert dreißig Sekunden vor der Haustür.
Automatische Rückgabe-Erinnerung
Ist der Termin überschritten, erinnert KeyVault den Entleiher und Sie. Kein Nachtelefonieren.
Schlüssel pro Objekt und Mitarbeiter
Jedes Objekt hat seine Schlüssel, jeder Mitarbeiter seine Zuordnung. Wer heute was in der Tasche hat, sehen Sie auf einen Blick.
Nachweis für Eigentümer und Verwaltung
Jede Bewegung mit Datum, Uhrzeit, Person und Unterschrift. Bei Rückfragen exportieren Sie das Protokoll als PDF.
Notdienst und Bereitschaft
Auch die Übergabe am Abend wird per Smartphone dokumentiert. Ohne Büro, ohne Schlüsselbuch.
Manuelle Ausgabe ohne Scan
Kein QR-Code am Schlüssel? Dann wählen Sie den Schlüssel in der Liste aus. Unterschrift und Zeitstempel gibt es trotzdem.
Nachweis für Ihre Auftraggeber
Hausmeisterdienste leben von Eigentümern und Verwaltungen, die ihnen Schlüssel anvertrauen. Wer auf die Frage „Wer war wann im Objekt?” ein Protokoll mit Unterschrift vorlegt, wird nicht hinterfragt. Wer erst nachdenken muss, verliert Vertrauen, auch wenn nichts passiert ist. KeyVault macht Ihre Zuverlässigkeit sichtbar, bevor jemand danach fragt.
Was KeyVault kostet
Ab 69 EUR netto im Monat, monatlich kündbar, keine Einrichtungsgebühr, alle Funktionen enthalten. Jahrespaket ab 690 EUR netto.
Häufige Fragen aus der Hausmeisterservice
Brauchen Handwerker ein eigenes Konto oder eine App?
Nein. Der Handwerker unterschreibt auf Ihrem Smartphone. Er braucht nichts zu installieren.
Was ist, wenn der Schlüssel nicht rechtzeitig zurückkommt?
KeyVault erinnert automatisch. Sie sehen jederzeit, welche Schlüssel überfällig sind und bei wem sie liegen.
Können mehrere Mitarbeiter Schlüssel ausgeben?
Ja. Jeder Mitarbeiter mit Berechtigung kann Übergaben durchführen, jede Übergabe wird der Person zugeordnet.
Funktioniert das auch ohne Internet im Keller?
Die Übergabe braucht kurz Mobilfunk oder WLAN. In der Praxis scannen Sie vor der Tür, nicht im Keller.
Wie lange dauert die Umstellung?
Schlüssel anlegen, QR-Codes drucken, Anhänger befestigen: Für 100 Schlüssel ein Nachmittag. Ab dann läuft jede Übergabe digital.
Was kostet KeyVault für einen Hausmeisterservice?
Ab 69 EUR netto im Monat, monatlich kündbar, ohne Einrichtungsgebühr.
Bereit für dokumentierte Schlüsselübergaben?
In 20 Minuten zeigen wir Ihnen KeyVault an Ihrem eigenen Beispiel. Danach entscheiden Sie.