Digitale Unterschrift
Rechtssicherheit bei jeder Übergabe
- Problem ohne digitale Unterschrift
• Unterschriften unleserlich oder gefälscht
• Keine Nachweise bei Verlust
• Diskussionen über Rückgabetermine
• Fehlende Zeitstempel
• Nachträgliche Änderungen möglich
- Lösung mit KeyVault
• Digitale Unterschrift mit Touchscreen oder Maus
• Automatischer Zeitstempel für Ausgabe und Rücknahme
• Personendaten erfasst und gespeichert
• Manipulationssicher durch Verschlüsselung
• Rechtssicher exportierbar als PDF
So funktioniert die digitale Unterschrift
Keine App nötig
Der Entleiher unterschreibt direkt im Browser. Sie versenden einen Link per E-Mail oder zeigen den QR-Code auf Ihrem Gerät. Der Entleiher öffnet den Link, gibt seine Daten ein und unterschreibt mit dem Finger auf dem Touchscreen oder mit der Maus. Keine Installation, keine Registrierung, keine Wartezeit.
Automatischer Zeitstempel
KeyVault speichert automatisch Datum und Uhrzeit von Ausgabe und Rücknahme. Sie können jederzeit nachweisen, wann ein Schlüssel übergeben wurde und wann er hätte zurückgegeben werden müssen. Bei Verzug oder Verlust haben Sie den Beweis.
Personendaten erfasst
Name, Firma, Kontaktdaten, Grund der Ausgabe: Alles wird beim Unterschreiben erfasst und gespeichert. Sie sehen auf einen Blick, wer welchen Schlüssel hat und warum. Exporte für Prüfungen oder Versicherungen enthalten alle relevanten Informationen.
Manipulationssicher gespeichert
Alle Unterschriften werden verschlüsselt gespeichert. Nachträgliche Änderungen sind technisch ausgeschlossen. Bei Bedarf können Sie Protokolle als PDF mit digitaler Unterschrift exportieren. Diese sind rechtssicher und können als Nachweis bei Versicherungen oder Gerichten dienen.
Wann brauchen Sie die digitale Unterschrift?
Bei Verlust
Schlüssel verloren? Sie weisen nach, wer wann unterschrieben hat. Die Versicherung oder der Eigentümer sieht schwarz auf weiß, dass Sie Ihrer Dokumentationspflicht nachgekommen sind. Diskussionen über Schuldfragen werden deutlich einfacher.
Bei Streitfällen
Handwerker behauptet, den Schlüssel zurückgegeben zu haben? Ihre digitale Dokumentation zeigt das Gegenteil. Mieter streitet Erhalt ab? Sie haben Zeitstempel und Unterschrift als Beweis. Rechtssicherheit statt langwieriger Diskussionen.
Bei Audits und Prüfungen
Eigentümerversammlung, Versicherungsprüfung oder behördliche Kontrolle: Sie exportieren alle Protokolle mit Unterschriften als PDF. Vollständig. Nachvollziehbar. Revisionssicher. Keine aufwändige Vorbereitung mehr.
Einwände und Antworten
"Ist eine digitale Unterschrift rechtsgültig?"
Ja. Digitale Unterschriften sind nach EU-Recht rechtsgültig, sofern sie manipulationssicher gespeichert und nachweisbar sind. KeyVault erfüllt diese Anforderungen durch verschlüsselte Speicherung und Zeitstempel. Für Schlüsselübergaben reicht diese Form der Dokumentation aus.
"Akzeptieren Entleiher das?"
In der Praxis kein Problem. Das Verfahren ist einfacher als handschriftliche Listen: Link öffnen, Daten eingeben, unterschreiben. Dauert 30 Sekunden. Keine App nötig. Professioneller als unleserliche Zettel. Die meisten Entleiher schätzen die Transparenz.
"Was, wenn jemand nicht unterschreiben will?"
Dann geben Sie den Schlüssel nicht aus. Ohne Unterschrift keine Übergabe. So einfach. Wer einen Schlüssel übernimmt, muss die Verantwortung dokumentieren. Das ist Ihr Schutz. KeyVault macht diesen Prozess nur transparenter und rechtssicherer.
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