Digitale Schlüsselverwaltung
Schluss mit unleserlichen Listen und endlosem Suchen
Hausverwaltungen, Makler und Facility-Teams verlieren täglich Zeit mit handschriftlichen Schlüsselprotokollen. Wer hat Schlüssel 3B? Wann muss er zurück? Wurde er überhaupt unterschrieben? KeyVault beantwortet diese Fragen in Sekunden statt Stunden.
- Vorher
• Handschriftliche Listen unleserlich und unvollständig
• Keine Übersicht, welcher Schlüssel wo ist
• Rückgabefristen werden vergessen
• Diskussionen bei Verlust ohne Nachweis
• Stundenlange Vorbereitung für Audits
- Mit KeyVault
• Schlüssel per QR-Scan in Sekunden ausgeben
• Echtzeit-Status für jeden Schlüssel
• Automatische Erinnerungen vor Ablauf
• Digitale Unterschrift als rechtssicherer Nachweis
• Export jederzeit als PDF oder Excel
So funktioniert digitale Schlüsselverwaltung
Schlüssel erfassen
Legen Sie Ihre Schlüssel einmalig im System an. Vergeben Sie sprechende Namen wie "Haupteingang" oder "Heizungsraum 3. OG". Drucken Sie QR-Codes aus oder beschreiben Sie NFC-Tags. Fertig. Ab jetzt läuft alles automatisch.
Ausgabe in Sekunden
Handwerker holt Schlüssel ab? QR-Code scannen, Name eingeben, Rückgabedatum wählen, digital unterschreiben. Dauert 15 Sekunden. Das System merkt sich alles. Sie sehen sofort, wer den Schlüssel hat und wann er zurück muss
Echtzeit-Übersicht
Öffnen Sie KeyVault auf Smartphone, Tablet oder PC. Sie sehen auf einen Blick, welche Schlüssel ausgegeben sind, bei wem sie liegen und wann die Rückgabe fällig ist. Filterfunktion nach Standort, Person oder Status inklusive.
Automatische Erinnerungen
KeyVault erinnert Entleiher automatisch per E-Mail vor Ablauf der Frist. Bei Verzug folgen Eskalationsstufen ohne Ihr Zutun. Sie sparen sich das Hinterherlaufen und haben dennoch die Kontrolle.
Exporte jederzeit
Für Prüfungen, Übergaben oder interne Kontrolle: Exportieren Sie Protokolle als PDF oder Excel mit einem Klick. Alle Ausgaben, Rücknahmen und Unterschriften sind revisionssicher dokumentiert.
Typische Anwendungsfälle
Hausverwaltung
Ausgabe von Hausschlüsseln an Mieter, Handwerker und Hausmeister. Kontrolle bei Auszug und Eigentümerwechsel. Dokumentation für Versammlungen.
Immobilienmakler
Verwaltung von Objektschlüsseln für Besichtigungen. Nachweis, wer wann Zugang hatte. Rückgabe bei Vertragsabschluss oder Stornierung.
Facility Management
Schlüssel für Technikräume, Lager und Sonderflächen. Temporäre Zugänge für Dienstleister. Nachweispflicht bei Sicherheitsvorfällen.
Gewerbeverwaltung
Schlüsselvergabe an Gewerbemieter. Kontrolle bei Mieterwechsel. Dokumentation für Versicherungen und Audits.
Einwände und Antworten
"Unsere Listen funktionieren doch auch."
Bis zum ersten Verlust oder Streitfall. Dann fehlt der rechtssichere Nachweis. KeyVault dokumentiert jede Ausgabe mit digitaler Unterschrift und Zeitstempel. Außerdem sparen Sie Zeit: Keine unleserlichen Listen mehr, kein Suchen, keine vergessenen Rückgaben.
"Ist das nicht zu kompliziert?"
Nein. QR-Code scannen, Namen eingeben, unterschreiben. Dauert 15 Sekunden. Einfacher geht es nicht. Ihre Mitarbeiter lernen es in Minuten. Entleiher brauchen keine App, keine Registrierung, keine Schulung.
"Was, wenn das Internet ausfällt?"
KeyVault funktioniert auch offline. Ausgaben werden lokal gespeichert und beim nächsten Online-Status synchronisiert. Sie verlieren keine Daten.
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QR & NFC
QR-Codes drucken oder NFC-Tags beschreiben
Sicherheit
DSGVO, Verschlüsselung und Revisionssicherheit