Digitale Schlüsselverwaltung für mehr Überblick im Alltag

Ja. Alle Daten werden ausschließlich auf deutschen Servern gespeichert. Ein AVV steht auf Anfrage bereit.

Das hängt davon ab, wie Sie KeyVault nutzen möchten:

Manuelle Ausgabe: Ein Smartphone genügt – der Empfänger unterschreibt direkt auf dem Display.

Mit QR-Code: Zusätzlich ein Labeldrucker für die QR-Etiketten sowie Schlüsselanhänger zum Befestigen am Schlüssel.

Mit NFC: Ein Android-Smartphone zum Beschreiben der NFC-Tags, NFC-Dongle sowie NFC-Tags. Zum Auslesen reicht jedes Smartphone mit NFC – ob Android oder iOS.

In allen Fällen gilt: Keine proprietäre Hardware, keine teuren Spezialgeräte.

Sie wählen ein Paket oder die Nutzung endet automatisch. Keine Kreditkarte, keine automatische Abbuchung.

Ja. KeyVault ist für Teams ausgelegt. Je nach gewähltem Paket stehen unterschiedliche Benutzeranzahlen zur Verfügung – bitte beachten Sie bei der Paketauswahl die für Sie passende Nutzerzahl.

Jedes Teammitglied erhält ein eigenes Login mit individuell konfigurierbaren Berechtigungen – so sieht jeder nur das, was für seine Rolle relevant ist.

Excel dokumentiert – KeyVault denkt mit. Die wichtigsten Unterschiede:

Lückenlose Dokumentation: Jede Ausgabe und Rückgabe wird automatisch erfasst – mit digitaler Unterschrift, Zeitstempel und Verlaufshistorie. Auch bei Mitarbeiterwechsel geht keine Information verloren.

Keine handschriftlichen Listen: Unleserliche Zettel und fehlerhafte Einträge gehören der Vergangenheit an.

Automatische Erinnerungen: Wird ein Schlüssel nicht pünktlich zurückgebracht, erinnert KeyVault automatisch – sowohl den Schlüsselinhaber als auch den zuständigen Mitarbeiter.

Mehrstufige Eskalation: Reagiert weder der Schlüsselinhaber noch der Mitarbeiter, wird automatisch die nächste Instanz benachrichtigt. Bei Excel passiert – nichts.

Rechtssichere Dokumentation: Alle Vorgänge sind jederzeit als PDF exportierbar und im Streitfall gerichtsfest verwendbar. Excel ist das nicht.

Das hängt vom Umfang Ihres Bestands ab – aber der Aufwand ist überschaubar:

Einmalige Einrichtung:

• Objekte müssen manuell angelegt werden, da sie schlüsselbezogen sind.
• Personen können manuell angelegt oder bequem per Excel-Import übernommen werden.

Sobald alles eingerichtet ist, dauert jeder einzelne Vorgang – Ausgabe, Rückgabe, Dokumentation – maximal 2 Minuten.

Was danach automatisch passiert: Jeder Vorgang wird lückenlos protokolliert. Sie sehen jederzeit wer welchen Schlüssel hat, wer ihn ausgegeben hat, wann er abgeholt wurde – und wer unterschrieben hat. Ohne zusätzlichen Aufwand. Ohne Ausnahme.

Kein IT-Wissen erforderlich – die Einrichtung ist selbsterklärend.

Ja. Alle Vorgänge sind jederzeit als PDF oder CSV exportierbar – vollständig und rechtssicher dokumentiert.

Der verfügbare Exportzeitraum hängt vom gewählten Paket ab: Im Einstiegspaket sind mindestens 3 Monate Historie exportierbar, in höheren Paketen bis zu 48 Monate.

Monatspakete sind monatlich kündbar. Jahrespakete laufen bis zum Laufzeitende.

Ja. Jedes Teammitglied erhält einen eigenen Zugang mit individueller E-Mail-Adresse und eigenem Passwort. So ist jederzeit nachvollziehbar, wer welchen Vorgang durchgeführt hat – lückenlos und personenbezogen dokumentiert.

Upgrade: Ja, jederzeit. Das verbleibende Restguthaben Ihres aktuellen Pakets wird anteilig gutgeschrieben und Sie wechseln sofort in das höhere Paket. Alle Daten und die gesamte Historie bleiben vollständig erhalten.

Upgrade auf Lifetime: Entscheiden Sie sich für ein Lifetime-Paket, verfällt das verbleibende Restguthaben und das Lifetime-Paket tritt sofort in Kraft.

Downgrade: Ein Wechsel in ein niedrigeres Paket ist zum Ende der aktuellen Laufzeit möglich – monatlich oder jährlich, je nach gebuchtem Paket.

Bitte beachten: Beim Downgrade müssen die Limits des neuen Pakets eingehalten werden. Haben Sie beispielsweise 50 aktive Objekte und möchten in ein Paket mit maximal 30 Objekten wechseln, müssen Sie zuvor 20 Objekte selbst archivieren.